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公司企业会议预约系统软件解决方案

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发表时间:2020-07-01 15:18作者:朗歌来源:企业会议预约系统网址:http://www.longosoft.cn

企业会议预约系统解决方案


  目前有大多数公司企业的会议室都出现预定冲突问题,因此信息化、智能化、数字化企业管理和经营十分重要。企业会议室预约系统可以轻松解决会议室管理问题,传统的会议室预约需要在人事登记排队或在门口贴一种A4纸,如果需要使用会议室,就写上自己需要使用的时间及会议内容。如此低的工作效率以及不能从根本上解决使用冲突,会议信息变更也无法提供通知。为进一步规范会议室的使用情况和预约管理,朗歌商业显示公司研发了会议室预约管理系统,下面给大家详细介绍。


  朗歌研发的公司企业会议预约系统是一套由人和计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、维护和使用的会议管理系统。登录预定后台选择会议室、选择会议时间、填写会议信息及参会人员,简单的三步即可完成会议室预约。同时预定成功后,所以参会人员将收到短信、微信或邮件通知信息,减少通知不到位等情况。在会议预约综合屏和会议门牌一体机上显示出会议的日程信息以及召开的会议信息。会议室管理系统采用自有的自主研发,定制灵活,功能丰富,扩展性好。通过该系统能够简单、高效的实现会议室的查询、预定、会议签到、会议管理、设备管理、会议信息发布等功能。节省会议组织的时间,从而提升企业的办公效率。

  

公司企业会议预约系统软件


公司企业会议预约系统功能特点:

  1.信息展示功能,可以直观看到全部会议室的预约情况以及查询会议信息。所有会议信息、及当天所有会议室所有会议信息,并可生成发布至终端设备显示。


  2.通知公告展示,当确定会议后通过邮件、短信、微信等多渠道通知指定部门或者参会人员;让每个人都有会议的时间地点还有准备的信息。


  3.申请预定空闲时间段的会议室,预定时自动提示该会议室不可预定的时间段,支持录入申请部门、会议名称、会议主持人、会议时间段、会议议程、参会人数及名单等。


  4.在会议即将开始前,通过会议室门口壁挂会议预约一体机展现所有会议的信息,方便参会人不会走出会议室,同时可实现刷脸打卡签到等。


  5.支持管理用户信息,配置多种类型用户、角色权限分配等功能,支持批量导入用户功能,可添加删除用户信息、设置用户隶属部门、指定权限 组等信息。


  6.会议室管理人员可通过后台看到相关会议室的预定情况,以及那个会议室需要什么材料准备一目了然,方便清楚的知道会议设备需求。

  

朗歌会议预约模板界面

公司企业会议预约系统功能的优势:

  1、会议信息引导:将会议室预定信息实时传递到大厅及楼梯口等公共通道的显示屏上,信息显示屏上实时显示当天的会议室名称、会议名称、会议时间、使用部门等预定信息列表,实现会议引导功能。

  2、会议门禁管理:支持手机二维码签到、人脸签到、门禁签到等功能。系统与教室门禁设备实时互联,组织者刷脸开启门禁,无需钥匙的移交,避免钥匙丢失、无关人员混入,保证教室安全。

  3、自主查询预约:手机端查询某一时间场地空余情况,选择教室,查询结果更直观、准确,无需向管理员打电话询问。微信端即可进行预约,无需填写纸质申请、向管理员打电话,流程简便,随时随地可预约,不受时间和空间的限制。

  4、会议通知提醒:可以通过手机短信、邮件、钉钉、企业微信、公众号进行会议提醒通知功能,通知包括:会议预订成功、取消预订、会议变更、会前15分钟(时长可设定)提醒、会议结束提醒、通知内容手动填写(需要参加会议人员提前查看的文档,例如会议流程、着装要求、准备材料等)。

  5、统计报表功能:可实现会议室使用统计及费用统计功能,选定时间段内,部门使用明细列表,统计报表, 统计各会议室使用情况,明细列表,使用次数、预订时长、实际时长、预约准确率、使用率。

  6、会议服务项:后勤服务部可实现,茶饮、条幅、资料、姓名牌、用餐等(后台可添加)。

  7、会议设备选项:投影、音响、视频会议设备,投影仪、白板、麦克、激光笔等(后台可添加)。

  

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会议预约系统方案

公司企业会议预约系统功能应用价值:

  资源利用率最大化

  根据员工的需求预定会议,只需输入会议室大小、设备资源和服务和使用时间段各种条件筛选会议。使会议室相关资源利用率最大化。

  避免降低错误率

  预订、变更和取消服务等随时发起和快速通知,参会各方随时了解状态及变化,减少、防止预订错误或相关服务资源交付错误。

  提高会议效率

  会议预定,共享会议日程、参会人员、会议资料、历史参会、及时通知等功能,将减少会议无效沟通和协调过程,提高会议组织效率。

  智能精细化管理

  会议签到、会议临时预定/取消/延时,智能传感器探测自动释放无效资源、统计分析等精细化管理和流程设计,使管理更加智能高效。


  企业会议预约系统软件可以让企业简单、高效、安全的体验智能化办公室的一套管理平台,会议室不仅要给员工营造一个舒适的办公空间,会议办公设备也需要跟上智能时代的潮流。朗歌是一家专注会议预约系统的厂家,拥有自主的研发、生产、销售和售后团队,十多年的商业显示经验为上百家企业单位打造和安装实施会议预约系统解决方案。


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